Das umfassende ERP-System

Das CRM-Modul ist präzise auf die Anforderungen von Vertrieb, Kundenservice und Marketing zugeschnitten und fördert die nahtlose Interaktion zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen.

Sie behalten den vollständigen Überblick über alle essenziellen Kundendaten: Kontaktinformationen, jüngste Faktura und die beim Kunden hinterlegten Dokumente.

Mit nur einem Klick ist es möglich, E-Mails zu generieren oder Textnachrichten an den Kunden zu senden. Sie können problemlos neue Aufträge anlegen oder in frühere Rechnungen einsehen, um Details über verkaufte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen zu erfahren.

• Adressen
• Ansprechpartner
• Aktivitäten
• Korrespondenz
• Posteingang
• Protokolle
• Kampagnen
• Chancen
• Wissenspool

Generieren Sie unterschiedliche Dokumente schnell und mühelos. Mit nur ein paar Klicks ist Ihr Angebot bereit, welches Sie dann entweder ausdrucken oder direkt per E-Mail an den potenziellen Kunden senden können. Bei Annahme des Angebots lässt sich dieses unkompliziert in einen Auftrag, einen Lieferschein, eine Rechnung oder einen Kassenbeleg umwandeln.

Die anpassbaren Druckvorlagen sorgen für ein professionelles Erscheinungsbild jeder Rechnung und können an Ihr eigenes Corporate Design angeglichen werden.

Die Artikelsuchfunktion und das Einfügen in Verkaufsdokumente machen die Abwicklung von Aufträgen leichter. Sie haben die Möglichkeit, Verkaufsposten hinzuzufügen, zu ändern, Rabatte einzufügen oder Preise anzupassen – ganz nach Ihrem Bedarf.

Der Vertriebsbereich umfasst folgende Module:

• Angebote
• Aufträge
• Dispoaufträge
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Belegspositionen
• Artikelstamm
• Lagerbewegungen
• Preislisten

Minimieren Sie Ihren Arbeitsaufwand mit einem ausgeklügelten Beschaffungssystem, das die Module für Bestellvorschläge, Anfragen und Bestellungen umfasst.

Direkt aus dem Auftrag heraus können Sie Anfragen stellen oder Bestellungen aufgeben und Artikel zu einem laufenden Warenkorb hinzufügen. OfficeAssistant erstellt nicht nur automatische Bestellvorschläge, sondern konvertiert diese auch nach Bedarf in Bestellungen bei Ihren Lieferanten.

Eingegangene Bestellungen lassen sich bei der Anlieferung problemlos in Wareneingänge überführen, sodass Artikelzahlen und Liefermengen unmittelbar und korrekt im Lager verbucht werden.

Der Einkaufsbereich beinhaltet folgende Module:

• Anfrage
• Bestellungen
• Artikelstamm
• Katalogdaten
• Lagerbewegungen
• Artikelinventur

Im zentralen Modul Produktion ist es möglich, Artikel samt ihrer Stücklisten zu dekompilieren und die Fertigung oder Montage durchzuführen. Hier wählt man einen Produktionsartikel aus, gibt die erforderliche Anzahl ein und OfficeAssistant ruft die entsprechende Stückliste auf. Das System berechnet automatisch die benötigten Mengen und zeigt parallel den aktuellen Lagerbestand an.

Die für die Herstellung erforderlichen Arbeitsanweisungen können ausgedruckt werden. Nach Fertigstellung und Rückmeldung des Arbeitsauftrags als abgeschlossen, werden die Stücklistenartikel vom Bestand abgezogen und die fertiggestellten Produkte dem Lagerbestand hinzugefügt.

Die Produktion umfasst folgende Module:

• Produktionsauftrag
• Arbeitsauftrag

Das Hauptmodul Projekte erweitert OfficeAssistant um eine zusätzliche Ebene der Organisation. Dokumente wie Angebote, Aufträge oder Rechnungen sind nicht nur Kunden zugeordnet, sondern lassen sich auch Projekten zuweisen.

Jedem Projekt werden über die Stammdaten wichtige Rahmeninformationen zugewiesen, darunter eine Projektnummer, eine Beschreibung, die verantwortlichen Personen, sowie Start- und Enddatum und das vorgesehene Budget. Darüber hinaus können Benutzer einen Projektzeitplan oder eine Struktur aus einem Standardordner importieren. Diese Strukturpunkte lassen sich dann mit spezifischen Aufgaben und Kreditoren verbinden.

Projektteammitglieder haben die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten im Modul zur Leistungserfassung den einzelnen Projekten zuzuordnen und diese Einträge mit bestimmten Punkten des Projektzeitplans zu verlinken.

Mit dem Protokollmodul lassen sich Projekte umfassend dokumentieren und verwalten. So bleiben alle Meetings und Besprechungen festgehalten und sind jederzeit einsehbar.

Durch eine Vielzahl an Ad-hoc-Abfragen und Berichten erhalten die Verantwortlichen kontinuierlich einen präzisen Überblick über den Fortschritt und die Ressourcen des Projekts.

• Projektverwaltung
• Leistungserfassung
• Leistungspositionen
• Protokolle

Das Hauptmodul HR bildet das Herzstück des OfficeAssistant für Personalmanagement und Benutzerverwaltung. Es dient der Pflege der Mitarbeiterstammdaten und dem Management von Zugriffsrechten. Für eine umfassende Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit können Qualifikationen sowie Fort- und Weiterbildungen der Angestellten hinterlegt werden. Zudem enthält es eine übersichtliche Darstellung der Gehaltsentwicklung und dokumentiert Mitarbeitergespräche.

Mitarbeiter profitieren von einem Self-Service-Cockpit, über das sie ihre Arbeits- und Leistungszeiten erfassen, Spesenabrechnungen und Urlaubsanträge einreichen können. Dieses Cockpit stellt zentrale Metriken für den Mitarbeiter bereit, einschließlich der Arbeitsstunden, Überstunden, Fehlzeiten, verbleibenden Urlaubstage und weiterer relevanter Daten.

• Mitarbeiterverwaltung
• Spesenerfassung
• Leistungserfassung
• Mitarbeitergespräche
• Urlaubsanträge

Das Finanzmodul des OfficeAssistant bietet einen ständigen Überblick über alle ausstehenden Forderungen (Debitoren) und Verbindlichkeiten (Kreditoren). Mit nur einem Klick können Sie die offene Posten-Liste für ausgehende und eingehende Rechnungen aufrufen und direkt die offenen Beträge einsehen.

Der automatisierte Mahnprozess generiert notwendige Mahnungen und aktualisiert den entsprechenden Mahnstatus. Integrierte Schnittstellen zu den Buchhaltungssystemen BMD und RZL erleichtern die digitale Übertragung der Dokumente für die Buchführung. Zusätzlich sind Berichte und diverse Listen für Auswertungen verfügbar.

Das Kassabuch hält alle Barbelege und Zahlungen des laufenden Monats fest, was die operative Verwaltung erleichtert.

Der Finanzbereich beinhaltet folgende Module:

• Debitoren
• Kreditoren
• Kassabuch
• Budgetverwaltung

Das Hauptmodul Services beinhaltet diverse Module, die den Geschäftsprozess unterstützen. Insbesondere das Beschwerdemanagement-Modul erleichtert die systematische Bearbeitung von Kundenreklamationen. Diese können mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Produkten verknüpft werden. Es bietet auch die Möglichkeit, durch Fragebögen zu navigieren und konkrete Maßnahmen festzulegen. Für jeden Reklamationsfall lassen sich Aktivitäten anlegen und relevante Dokumente ablegen.

Mithilfe des Workflow-Moduls können Aktivitätensets erstellt und in verschiedenen Geschäftsfällen, Projekten oder anderen Modulen angewandt werden. Beispielsweise kann für die jährliche Planung eines Messeauftritts ein spezifischer Workflow etabliert werden, der sicherstellt, dass alle erforderlichen Schritte rechtzeitig ausgeführt werden. Das Modul für Checklisten arbeitet ähnlich, indem es erlaubt, Vorlagen für verschiedene Geschäftsprozesse zu erstellen und anzupassen.

Die Module für Geräte, Objekte und Fahrzeuge dienen der Verwaltung von internen Daten oder solchen, die mit spezifischen Aufträgen in Zusammenhang stehen. Das Modul Geräte ermöglicht beispielsweise die Verwaltung von Kundengeräten, inklusive Übersicht über Garantiezeiträume, Seriennummern, Fotos und benötigte Ersatzteile.

• Complaint Management
• Shopfloor
• Dokumente
• Workflow
• Gerätepark
• Objekte
• Fahrzeugstamm
• Verträge
• Checkliste
• QS-Management
• Proben
• News